勤俭持家，物尽其用，就须要严格控制管理好从物资的购入、保管一直到物资的领出，杜绝不必要的浪费。下面就根据实际具体情况，特制定如下条文：
   一、 物资的购入
1 、 随着市场经济的发展，要经常了解市场信息，熟 悉业务， 购物时不允许个人私下交易吃回扣，一般购物价（在保证物资质量的前提下）应低于同类产品的市场零售价。
2 、 不允许未经同意，个人私自购物，否则不给予财务报销。在维持经费项目承包情况下，可以经部室主任同意，与办公室打招呼，购置 100元以下的物品。凡数量较大或金额较高的市场采购，要提前打招呼，由部室经领导同意后才可购买，采购时要严格按计划采购，严禁盲目采购。凡质量不合格或伪劣的产品，要及时办理退货、退款手续。
3 、 购入物资后，应首先到办公室凭发票与物品，经验收合格数量核对无误后，购物人在发票后签字，再办理领出手续。特殊情况购入物品或物品已经使用上，无法验收的，须要发票后除购物人签字外，还须部室主任签字。
4 、 购物发票要符合财务报销要求，明确购物单位名称、物品名称、数量、单价等项内容的填写，不得擅自个人更改发票。
5 、 凡数量较大或金额较高的市场采购而使用财务支票的，购物人要妥善保管好支票，不允许遗失或漏填金额和密码。
    二、 物资的保管
1 、 认真保管好物资，库存物品要分类贴上标签，码放整齐，保持库房内通道畅通无阻。
2 、 库房内要经常保持清洁、通风，不允许物品随意堆放，并做好库房的安全、保卫、防火、防盗工作。
3 、 坚持出入库手续，做到帐与物相符。
4 、 仓库内严禁无关人员进入。离库前须关好门窗、电源。发现问题及时报告，认真处理。
   三、 物资的领取
1 、 领取物品，首先由个人填写《领料单》，写明用途、物品名称、规格、数量等内容，经部室主任签字后到办公室领取。
2 、 特殊情况急需物品，可先由个人填写《领料单》，事后补齐上述手续。
3 、 领取物品时，双方清点物品和数量是否与《领料单》内容相符。
   四、 特殊物品的管理
1 、 对于摄影胶卷、计算机软盘、摄像带、录音磁带、电话机等物品（为校固定资产低值项目，财务报销时要报增）应由专人领取和保管，并且部室内部要求建立明细帐，不允许用于私人用途。
2 、 上述物品的需求由部室主任或办公室管理人员负责采购。
3 、 上述物品的领取方式严格按照物资领取条款第 1条执行。