为了加强会计档案管理，规范会计档案管理办法，保证会计档案更好地为学校教学、科研和财务管理服务，根据国家有关规定，结合实际，特制定本制度。
　　一、本制度适用学校总务处处档案室会计档案管理。
　　二、归档范围
　　会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业资料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：
　　（一）会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。
　　（二）会计账簿类：总账，明细账，日记账，现金日记账、银行存款日记账等。
　　（三）财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、财务说明书及合并底稿等。
　　（四）其他类：在职职工工资册，退休职工工资册及遗属补助发放清册，奖贷金及助学金发放清册，计财处缴销的各种发票及收款收据存根，银行存款余额调节表，银行对帐单，会计档案移交清册，会计档案保管清册，各种财务数据软盘及有关经济合同等其他应归档的会计核算专业资料 .
　　三、归档时间
　　当年形成的会计档案 ,在会计年度终了后 ,由财务会计部门保管一至三年 ,期满之后 ,由财务会计部门指定专人编制移交清册交档案馆，不得自行封包保存，更不得推诿拒绝。
　　四、归档要求
　　应归档的会计档案必须反映学校财务管理、会计活动的全过程并保证完整、准确、系统。应归档的会计档案由财务会计部门负责整理立卷，装订成册。账簿扉页加“经办人员一览表”和“账户目录”，编页次号，活页账封成死页账。
　　五、档案移交
　　移交会计档案时，由财务会计部门填写移交清单，交接双方逐份清点无误后，履行签字手续。对移交档案馆的会计档案，原则上保持原卷册的封装，如个别需要拆封重新整理，应经财务会计部门的领导批准并由财会部门、档案部门的经办人员共同拆封整理，以分清责任。
　　六、档案的保管
　　对归档保存的会计档案，在整理立卷的基础上，要分类编造清册，在清册中要做到能集中体现出会计档案的类别，卷次，起止时间，卷内张数，全年共计册数及保存年限等内容，装盒上架，摆放整齐。档案室内的档案要妥善保管，严防损坏和丢失，做好防火、防盗、防潮、防霉、防鼠，确保会计档案的安全。二级财务单位的会计档案，由本单位负责保管和归档，并逐年编造清册，上报计财处档案室备案。
　　七、保管期限
　　会计档案的保管期限，根据国家颁布的《会计档案保管期限表》规定，分为永久、定期两类。具体保管期限按《中华人民共和国会计档案管理办法》办理，保管期限的计算从会计年度终了后第一天起计算。
　　八、查阅登记
　　档案管理人员应建立查阅登记制度，应在登记本上登清：何年、何月、何日、何人借阅何类档案、编号，何时归还等。
　　九、查阅人员
　　本校人员需查阅会计档案，须由计财处有关主管会计陪同方可查阅。外单位人员查阅会计档案，须持有单位介绍信，经计财处办公室签批，并由计财处会计人员陪同在档案室内查阅。如有特殊需要，须经计财处负责人批准，由计财处会计主管人员和档案室人员陪同，方可进行查阅复制，会计档案原件不得借出档案室。
　　十、查阅要求
　　查阅或复制会计档案的人员，应遵守制度，不准吸烟，不准随意拆卷撕面、涂改、勾划，对违反规定，损坏丢失档案情节严重者，根据《中华人民共和国档案法》有关条款进行处罚。
　　十一、档案鉴定及销毁
　　会计档案保管期满，需要销毁时，由财务会计部门、审计部门和档案部门组成鉴定小组，严格审查，提出销毁意见，编造销毁清册，报主管校长及档案主管部门批准销毁，并在销毁清册上签名或盖章。“会计档案销毁清册”